「出欠は、添付ファイルを印刷してFAXで（もしくはメールで）。」
このようなメールを送るくらいなら、Googleフォームで出欠を取ったほうが簡単ですし集計も楽だったりします。
LINEグループの場合には、LINEスケジュールもありだとおもいます。
そうしたほうが楽ですし、回答者も増えるかもしれません。
出欠確認は楽にして欲しい
「出欠は印刷してFAXで。」
独立して税理士業を行なうようになってから、意外にこのようなことを求められます。
「面倒だから放置しよ。」
としていると、電話がかかって来るということも。。。
「いやいや印刷してFAXすればいいじゃん。」
と思われる方も、もしかしたら多くいるのかもしれません。
たしかに、「ブリトニー・スピアーズのライヴチケットをFAXで。」
ということであれば、手間だったとしても全力でFAXをしているとはおもいます。。。
とはいっても、事業というのは限られた時間のなかで成果を上げなければもの。
なので、出欠確認をしたいのであれば簡単に回答できるよう工夫をしてみてはいかがでしょうか。
そのなかでもおすすめのGoogleフォームと、次善の策としてLINEスケジュールを使ってみましょう。
Googleフォームで出欠確認
作業時間を少なくして人生を有効に使いたいなら、出欠確認は最も有名なGoogleフォームを使いましょう。
そのGoogleフォームでの出欠確認の作成方法を挙げていきます。
まずは、Googleのページで右上にあるクリリンの頭みたいなところをクリック。
すると、Formsがあるのでそちらをクリックします。
その後、下のような画面になります。
新しいフォームの作成をクリックします。
新しいフォームをクリックしたら、今回の出欠を取りたい項目を入力していきましょう。
今回は、下のような項目を入力してみました。
入力が完了したら、右上の送信をクリックします。
そのあとの画面で、リンクボタンをクリックし、「URLを短縮」にチェックをしてURLをコピーしましょう。
これで、フォームの作成は完了です。
あとはこのリンクをメールなどで、参加者に添付するだけです。
出欠の回答者としては、リンクが添付されたメールが来たらリンクをクリックし回答をしていきます。
回答者としては、メールに添付されたリンクをクリックすると以下の画面になります。
ここで、じぶんの氏名と出欠の有無を入力します。
出欠の意思はこのページで入力すればいいので、かかる時間は15秒ほどで完了です。
出欠の管理を行なう管理者は、さきほどのGoogleフォームで作成したページで回答を確認することができます。
ここでは、回答が2となっていることを確認できるかと思います（回答が行われるたびにメールで通知を受け取ることもできます）。
なので、回答をクリック。
すると以下のような画面になりますが、より管理しやすいように、右上の緑のアイコンをクリックしましょう。
そこで、「新しいスプレッドシートを作成」にチェックを入れ、作成をクリックします。
クリックをすると、スプレッドシートの画面に変わります。
スプレッドシートで確認できれば、簡単に確認できるでしょう。
慣れてしまえば、Googleフォームの作成は5分もかからないとおもいます。
Wordで出欠表をつくるよりも遥かに早く作成でき、回答者もなんの不便もなく回答できるのがGoogleフォームのメリットです。
これによって、FAXを送ってこない人に「わざわざ」電話をする、という仕事もなくすことができるでしょう。
LINEスケジュールで出欠確認
メールで出欠確認を行なう場合だと、上に挙げたようにGoogleフォームを使うのがベストでしょう。
それ以外では、LINEのやり取りで出欠の確認をするということもあるかもしれません。
そんなときにはLINEスケジュールを使いましょう。
まずは、LINEの画面で左下の「＋」をクリック。
日程調整をクリックします。
すると、以下のような画面になります。
ここにイベント名を入力したら、日程選択をクリック。
そのあと、カレンダーで日程をクリックします。
これでフォームは出来上がりました。
なので、メンバー招待をクリックします。
回答者は、送られてきたLINEスケジュールの「回答する」をクリックしましょう。
すると以下のような画面になります。
出席できる日や欠席となる日をクリック。
これで、回答は完了します。
LINEスケジュールは一度回答をしても、回答内容を修正することができるので、予定が変わった場合にも対応がしやすいというメリットもあります。
このスケジュール調整は、LINEグループをつくったあとに行なうとスムーズにできます。
LINEスケジュールを使うことで、
「出席します。欠席します。」
というメッセージのやり取りをしなくてすむので、手間が減ることになるとおもいます。
まとめ
「手間のかかるWordからのFAX。」
よりも、遥かに簡単に出欠の確認ができるのがGoogleフォームとLINEスケジュールです。
「メールして、FAXして、さらに電話をする。」
このような手間は、「かけてはいけない時代。」といえるかもしれません。
Googleフォームなどは、やってみると意外と簡単だとおもいますよ。
【おわりに】
今日は朝にオンラインセミナーを受けて、お昼に映画の「ブラック・ウィドウ」を観に行きました。
セミナーも映画も女性が主役だったのですが、「カッコいいなぁ。」と。
「女性には大局観がない。」
なんて嘘だよなぁと、セミナーでも映画でも思いました。
もういっそのこと、これから10年くらいは「議員は女性のみ。」としたほうが、楽しい世の中になるんじゃないかなぁと。
【一日一新】
カップヌードル しお
