経理をしたら、「貸借対照表の金額にマイナスとなっている残高がないか。」の確認をしてみましょう。
経理はチェックをすることが大切
日々経理を行なっていて、
「ふぅー、今日も経理がおわった。。。」
となったあとには、経営状態がどのようになっているのかといった確認をすることが大切です。
その経営状態を確認するとともに、経理が正しく行われたかどうかを確認するということも必要です。
「正しくない経理に基づいて経営判断をしても、何の意味もない。」
ということになってしまうからです。
経理が正しく行われたかどうかを確認するためのひとつのコツは、
「勘定科目の金額がマイナスになっていないかどうか。」ということを確認することです。
貸借対照表というのは、ある時点での残高一覧表といったものになります。
残高ということになるので、基本的にはマイナスになるということはありません。
貸借対照表を確認してみて、
「現金科目がマイナスになっている。」
「売掛金科目がマイナスになっている。」
「買掛金が、有形固定資産が。。。」
などといったような、残高がマイナスになっているということは、
「通常はありえない。」といった目線で、マイナス残高がないかどうかを確認しましょう。
それとともに経理をして、「マイナス残高にしないためにはどうすべきか。」
といったような、貸借対照表の残高がマイナスにならないための工夫をしていきましょう。
マイナス残高にならないように現金は使わない
経理をしていて意外によくあることが、現金科目や小口現金科目がマイナスになっているということです。
この現金科目などがマイナスになっているということは、経理としてはありえないこと。
なので、そもそも「現金は使わない。」といった工夫がおすすめです。
現金での支払いになりそうな支出は、すべてクレジットカード払いにしましょう。
「ホームセンターで消耗品などを買う場合には、クレジットカードで決済をする。」
「飲食店では、クイックペイなどの電子決済サービスを使う。」
「電車移動には、モバイルSuicaなどを使う。」
といったように、徹底的に現金を使うことを避けることで、マイナス残高になることを防ぎましょう。
「うちは従業員がいるから、立替精算も結構あるんだよね。」
というのであれば、その精算は給与日に給与と合わせて支払うか、従業員用にクレジットカードを持たせましょう。
「クレジットカードを持たせて、不正利用されたら困るよ。」
その気持ちもわかります。
とはいってもクレジットカード明細は、インターネットで明細の確認ができるので、不正利用されたときにはすぐに対処できる態勢を整えておけばすむことです。
「クレジットカードの使用履歴は、紙で明細が送られて来るまでわからない。」
といったことは避けましょう。
カード明細をインターネットで確認することで、不正利用にもすぐに気がつき、マイナス残高になることも防げることになります。
マイナス残にしないために、クラウド会計ソフトを使う
マイナス残高にしないために、クラウド会計ソフトを使うというのもひとつの手です。
「クラウド会計ソフトは、修正に手間がかかる。」
そして、「遅いからパッケージ型の会計ソフトよりも、結局時間がかかる。」
といったことを思うかもしれません。
たしかに、そのとおりです。
クラウド会計ソフトは、「この会計ソフトでデータ連携すれば絶対に間違わない。」という設計になっているので、修正に手間がかかります。
しかし、データ連携に優れているといった点を活かして、
「通帳やクレジットカードの連携のみだけにクラウド会計ソフトを使う。」ということも、ありです。
預金口座やクレジットカードのデータ連携用にクラウド会計ソフトを使い、それ以外の経理はパッケージ型の会計ソフトを使う。
といったことをすると、マイナス残高になるという確率を低くすることができます。
「マイナス残高をいちいちチェックして、修正していくくらいなら、データ連携用にクラウド会計を。」
とったことも選択肢にするべきです。
多少のコスト（年間数万円ほど）はかかりますが、経理チェックの時間を短縮できることを考えたら、
「ちゃんと入力したはずなのに、マイナス残高になっている。。。」といった負担を減らすことができるのです。
まとめ
経理というのは、
「ちゃんとやっていたはずなのに、残高が何かおかしい。」
といったことが頻繁に起こります。
なので、「残高を確認してマイナスになっていないかどうか。」
というところを確認してみるといったことが大切です。
そして、なるべくマイナスにならないように、
「カード払いやクラウド会計を割り切って使う。」といったように、デジタルなどを活かしていきましょう。
経理は行なったあとの確認が大切なので、経理に時間をかけすぎるのはもったいないことですから。
【おわりに】
映画ベスト・キッドの続編になる、「コブラ会」という海外ドラマ。
これは面白いです。
BGMに、80年代のメタルソングがかなり流れていることもおすすめのポイントです。
【一日一新】
ahamo 開通
