会社のお金を経理担当者が横領。
このようなニュースがなくなりませんよね。
お金の管理で失敗しないために経理担当と財務担当は、別々の人に担当してもらいましょう。
お金の流れは、実際のお金をみるべき
どれだけ損益計算書上で利益が出ていても、「お金がなくなってしまったら」黒字倒産をしてしまいます。
事業を営んでいて売上を上げることに気持ちが優先しすぎて、
「売上金の入金があったのかどうかまで確認をしていない。」
ということはキケンなことです。
事業というのは、お金が不足なくあるかどうかを常に確認していかなければならないもの。
「うちは資金繰り表を作成し、いつどこでお金が必要になるのかを確認しながら経営をしている。」
たしかに、資金繰り表を作成し、常にお金がどう動いていくのかを確認していくということは重要なことです。
しかし、その帳簿にあるお金が、実際にあるのかどうかということも常に確認していかなければ、
「あるはずのお金がない。」
という事態になってしまいます。
経理担当と財務担当は分けないと、お金の流れがみえなくなる
どれだけ機敏に資金調達をしても、そして売上が順調に推移していても、
「会社にあるはずのお金がなぜかなければ。」
資金繰り倒産をしてしまいます。
そうならないために、
「お金の流れを帳簿に付ける経理の仕事をし、実際のお金を預金通帳などで日々確認する。」
という財務の仕事を怠ってはいけないものです。
ここでいう、「経理の主な仕事は、お金の流れを帳簿に付けるということ。」
そして、「財務の主な仕事は、実際のお金を管理するということ。」
ということになります。
実際の現場の仕事でいうと、銀行通帳を使いお金を出し入れするのが財務の仕事です。
そして、その通帳の内容を帳簿付けするのが経理の仕事ということになります。
この仕事を1人の人間が両方担当していると、簡単に不正が起こり取り返しのつかないことになってしまいます。
たとえば、正常な会社なら通帳残高が1,000万円であれば、経理上も1,000万円と帳簿付けされているはずです。
これが経理と財務を同じ人が担当している状態で、不正が行われているとします。
すると通帳残高は本来なら1,000万円のところを、100万円抜いて900万円になっている。
にもかかわらず、帳簿の残高は1,000万円になっている。
というように、通帳の実際の残高と帳簿の残高がずれていても、だれも気がつくことができません。
「そんな、間抜けなことはないだろう。」
と思うかもしれませんが、
「経理担当者が会社のお金を横領。」
という事件は往々にして、「経理と財務」の役割の違いを、その会社が認識していないため不正が起こってしまっているのです。
これが、経理と財務で担当者が分かれていれば、
「通帳の残高と経理の残高がずれている。おかしいよね。」
と簡単に気がつくことができます。
それが、経理と財務を一人の担当者が行なっていると、
「残高がずれていても、お金がどこかに行ってしまったことが、バレない（いつかはバレるとおもいますが）。」
といったことが起こってしまいます。
組織では売上を稼いで来る営業部や企画部など、社外に出ることが多い部署よりも、経理部や総務部など、
「社内にずっといる部署の方が、組織内で権力を持ちやすい。」
ということが生じることがあります。
そのときに、経理と財務を同じ人が担当し、さらにその人の社歴が長かったりすると、
「その人にものを言いにくい。」
という風土が出来上がっていたりします。
おそらく経理や財務は、売上を取ってくるなどの目に見えたノルマなどもないので、あまり退職者が出るということもなく、利権が生まれやすいということがあるのだと思います。
つまらない社内政治で、事業にとって大切なお金を失わないためには、
「経理担当者と財務担当者は分ける。」
ということを徹底しておきましょう。
社長がどちらもやるのが一番
会社の規模に関わらず、社長が経理も財務もやらないのであれば、その担当者を分けるべきです。
「うちは小さい会社だし、妻に経理も財務も任せているから安心。」
本当にそうでしょうか。
経営者という方の中には、経理の細かい数字が苦手で、経理も財務も全く見ないといった方もいます。
しかし、そのようなスタンスだと、
「あると思っていた預金残高がない。」
「いつも資金に余裕を持たせるために、銀行融資の受けているのに。。。そんなまさか。」
といったことが、起きてしまうのです。
このようなことがないように、せめてじぶんは財務担当者として、通帳は社長しか持たないというルールを決めた方がいいです。
もっとおすすめなことは、経理も財務も社長がじぶんで行うということ。
「いやっ、うちは妻と税理士に任せているから安心。」
と思っていてもその奥様が、税理士に通帳を見せてくれないようなことがあると（わたしはそのような経験はありませんが）、その帳簿に載っているお金が本当にあるのかどうかはわかりません。
本気になって事業を営んでいるなら、経理と財務はじぶんでやっていきましょう。
これが一番安心なことです。
【おわりに】
やっぱり、もう大盛りのとんこつラーメンを食べるのはやめよう。。。
胃がもたれる。。。
【一日一新】
あるマドレーヌ
